ArtikelRUMASA_0️⃣1️⃣9️⃣: Cara Memanfaatkan WhatsApp Chat untuk Membuat Catatan Produksi UMKM


 

   

  



🔹🔹🔹🔹🔹🔹🔹
ArtikelRUMASA_0️⃣1️⃣9️⃣:

Cara dan Tips Memanfaatkan WhatsApp Chat maupun Buku Nota untuk Membuat Catatan Produksi UMKM 

🔹🔹🔹🔹🔹🔹🔹
Oleh:
Sitnah Aisyah M.


●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Mengapa Menggunakan WA Chat untuk Membuat Catatan Produksi?

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●


Menggunakan WhatsApp Chat untuk membuat catatan produksi UMKM memiliki beberapa keuntungan praktis yang dapat mendukung kelancaran operasional. 

  • Pertama, WhatsApp adalah aplikasi yang sudah sangat familiar dan mudah digunakan oleh hampir semua orang, termasuk para pelaku UMKM, tanpa perlu mempelajari sistem baru yang rumit. 
  • Kedua, WhatsApp memungkinkan komunikasi real-time, sehingga pengelola bisa langsung mencatat perkembangan produksi, memberikan instruksi, atau memperbarui status pesanan kepada tim tanpa hambatan waktu atau tempat. 
  • Ketiga, fitur seperti grup chat dan berbagi file (gambar, dokumen, atau video) mempermudah kolaborasi dan dokumentasi proses produksi, memungkinkan pengelola untuk memantau secara lebih terstruktur. 
  • Keempat, dengan tersimpannya riwayat percakapan dan catatan di dalam chat, pengelola dapat dengan mudah melacak kembali informasi yang telah dicatat, mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan, dan meningkatkan akurasi dalam perencanaan dan pengelolaan produksi.


●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Langkah-langkah untuk Membuat Catatan Produksi dengan WhatsApp Chat

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat catatan produksi menggunakan WhatsApp chat:


1. Buat Grup atau Daftar Kontak

  •  Jika Anda bekerja dalam tim, buat grup WhatsApp khusus untuk catatan produksi.
  • Jika catatan hanya untuk diri sendiri, gunakan chat pribadi dengan diri sendiri (anda dapat menggunakan fitur “Message Yourself” di WhatsApp).


2. Tentukan Format Catatan

  • Sebelum mulai, tentukan format yang akan digunakan. Contoh format sederhana:

     - **Tanggal:**

     - **Produksi:** 

     - **Jumlah:**

     - **Keterangan:**


3. Catat Setiap Kegiatan Produksi

Setiap kali ada kegiatan produksi, kirimkan pesan dengan format yang telah ditentukan. 

Misalnya:     ```

  • Tanggal: 5 November 2024
  • Produksi: Keripik Kentang
  • Jumlah: 200 bungkus
  • Keterangan: Proses produksi berjalan lancar, stok cukup.

 

4. Gunakan Fitur Pengingat

Jika perlu, gunakan fitur pengingat di WhatsApp untuk mengingatkan diri Anda mencatat kegiatan setiap hari atau setiap sesi produksi.


5. Kategorikan Catatan

  • Jika catatan produksi menjadi banyak, Anda bisa menambahkan label atau kategori di dalam grup atau chat untuk memudahkan pencarian di kemudian hari.


6. Backup Catatan

Secara berkala, backup chat WhatsApp Anda agar tidak kehilangan data. Anda bisa menggunakan fitur backup yang tersedia di pengaturan WhatsApp.


7. Tinjau dan Evaluasi

Secara berkala, tinjau catatan yang telah dibuat untuk mengevaluasi proses produksi dan mengidentifikasi area perbaikan.


Dengan cara ini, Anda dapat dengan mudah mencatat dan mengelola catatan produksi menggunakan WhatsApp.


●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Tips Membuat Buku Catatanan Produksi dengan Menggunakan Buku Nota

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●


Jika Anda menggunakan buku nota yang sudah ada di pasaran, berikut beberapa tips untuk membuat catatan produksi yang efektif:

  1. Pilih Buku Nota dengan Kolom atau Grid  >>> Pilih buku yang memiliki kolom atau garis untuk memudahkan pencatatan yang rapi dan terstruktur. Buku nota jenis ini sangat membantu untuk mencatat waktu, aktivitas, dan hasil secara sistematis.
  2. Manfaatkan Halaman Depan untuk Referensi >>> Gunakan halaman pertama untuk mencatat informasi umum seperti jenis produksi, nomor shift, atau nama tim. Ini akan memudahkan saat mencari informasi terkait.
  3. Gunakan Stiker atau Pita Penanda >>> Tandai bagian penting dengan stiker atau pita agar mudah menemukan halaman tertentu (misalnya, catatan masalah atau analisis mingguan). Ini membantu menghemat waktu mencari catatan tertentu.
  4. Buat Tanggal dan Waktu Jelas >>>  Selalu mulai setiap entri dengan tanggal dan jam yang jelas untuk memudahkan pencatatan progres dan evaluasi.
  5. Gunakan Warna untuk Kategori yang Berbeda >>>   Jika memungkinkan, gunakan pena dengan warna berbeda untuk menandai kategori informasi yang berbeda. Misalnya, warna biru untuk catatan rutin, merah untuk masalah, dan hijau untuk solusi.
  6. Sederhanakan Catatan untuk Cepat Tulis >>> Fokus pada pencatatan yang paling penting dan praktis, misalnya masalah, hasil produksi, atau bahan yang digunakan. Gunakan singkatan atau simbol yang disepakati untuk menghemat waktu.
  7. Gunakan Margin untuk Catatan Tambahan >>>  Jika buku nota tidak menyediakan ruang khusus untuk catatan tambahan, manfaatkan margin halaman untuk menulis komentar atau observasi tambahan.
  8. Jaga Buku Nota agar Tidak Penu >>> Agar catatan tetap terorganisir, usahakan untuk tidak menulis terlalu banyak dalam satu halaman. Bila perlu, buat halaman terpisah untuk setiap shift atau jenis aktivitas produksi.

Dengan pendekatan ini, buku nota yang sudah ada di pasaran tetap bisa dimanfaatkan secara optimal untuk catatan produksi yang praktis dan terstruktur. (SAM, 07112024)






Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Workshop Penguatan Vokasi UMKM di SMK Se-Maluku:

Gambar
  Judul: "Penguatan Vokasi UMKM di SMK Se-Maluku:  Membangun SDM Unggul untuk Perekonomian Lokal" Oleh: Sitnah Aisyah Marasabessy Tujuan: Memperkuat kapasitas SDM di SMK untuk mendukung perkembangan UMKM,  Meningkatkan kesadaran akan pentingnya vokasi dalam membangun ekonomi lokal di Maluku. Materi: ●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●● Pengantar Vokasi UMKM ●●●●●●●●●●●●●●●●●●●● Definisi Vokasi Kata "vokasi" merujuk pada pendidikan atau pelatihan yang fokus pada pengembangan keterampilan dan pengetahuan praktis  untuk pekerjaan tertentu Vokasi biasanya berkaitan dengan bidang teknik, seni, dan profesi yang memerlukan keahlian khusus, sehingga lulusan vokasi siap langsung terjun ke dunia kerja.  Vokasi juga sering dikaitkan dengan program-program pendidikan di sekolah menengah kejuruan (SMK) atau lembaga pelatihan yang mempersiapkan siswa untuk menjadi tenaga kerja yang kompeten. Definisi UMKM Definisi UMKM  UMKM, atau Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah, adalah kategori ...
Baca selengkapnya

Materi Workshop Penguatan Kewirausahaan Melalui Mata Pelajaran Kejuruan dan PIPAS

Gambar
Workshop Penguatan Kewirausahaan Melalui Mata Pelajaran Kejuruan dan PIPAS  “Strategi Penguatan Kewirausahaan di SMK” Tujuan  : 1. Mengintegrasikan Kewirausahaan dalam Pembelajaran: Membantu guru memahami cara mengintegrasikan konsep kewirausahaan dalam mata pelajaran IPA, IPS, dan mata pelajaran kejuruan. 2. Meningkatkan Kompetensi Guru: Membekali guru dengan strategi pembelajaran berbasis proyek yang mendukung penguatan jiwa kewirausahaan siswa kelas 10. 3. Mengembangkan Proyek Kewirausahaan yang Relevan: Mendorong guru untuk merancang proyek berbasis keilmuan dan keterampilan yang relevan dengan kebutuhan industri dan masyarakat. 4. Meningkatkan Kolaborasi Interdisipliner: Memperkuat sinergi antar guru dari berbagai mata pelajaran untuk menciptakan pembelajaran yang terintegrasi. P okok Pembicaraan Narasumber 1.Penguatan Kewirausahaan di SMK: a. Pentingnya kewirausahaan dalam pendidikan vokasi. b. Peluang bisnis berbasis keilmuan (IPA/IPS) dan keahlian kejuruan....
Baca selengkapnya